Ferramentas de cobranca

[Guia] Ferramentas de cobrança: o que você deve saber?

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Contar com distintas ferramentas de cobrança é essencial para uma boa operação e para o sucesso das estratégias da sua empresa. Há momentos em que optar por um a outro meio de comunicação faz a diferença na hora de acionar o devedor ou reduzir custos do negócio, por exemplo.

Dessa forma, estar a par das novidades do mercado e das ferramentas disponíveis é importante para que a sua empresa se mantenha atualizada e consiga tirar proveito de todas as alternativas. Continue a leitura deste artigo e descubra ideias de funcionalidades para a sua cobrança.

Qual a importância de investir em ferramentas de cobrança?

Para muitos credores e assessorias, investir em ferramentas de cobrança parece mais um gasto para as contas do negócio. Entretanto, é sempre valido considerar que esses recursos chegam para somar, seja em produtividade da equipe, em redução de outros custos e, até mesmo, na qualidade das estratégias.

Por isso, é importante pôr tudo na ponta do lápis e analisar todas as perspectivas de uma contratação. Abaixo, listamos vantagens para se considerar.

Redução de custos

Sim, ferramentas de cobrança podem reduzir os custos da sua operação. Um exemplo prático está nos meios de comunicações. Existem opções mais acessíveis que outras, e elas podem servir muito bem para a sua estratégia. Nós falamos um pouco sobre isso em nosso conteúdo de régua de cobrança , em que explicamos que esse método de trabalho auxilia gestores a entenderem qual a melhor forma de acionar o consumidor.

Uma vez que você sabe o que funciona para os seus consumidores, é muito mais fácil reduzir custos e utilizar a ferramenta certa para isso. Mas não só os meios de comunicação ajudam nessa parte!

Contar com um portal de autonegociação, por exemplo, é uma forma de atender o seu cliente a qualquer hora do dia, sem necessitar de muita estrutura! É simples e a empresa economiza.

Melhora o relacionamento com o consumidor

Cobrança e relacionamento são dois pontos que andam juntos. Muito mais do que receber, o seu negócio também deve se preocupar em manter o consumidor para gerar oportunidades de novos negócios. A melhor forma de fazer isso é criando interação, proximidade e se comunicando bem. Para isso, é importante conhecer bem o perfil do devedor. Ele é jovem e está sempre conectado ao e-mail e WhatsApp? É uma pessoa mais velha ou que mora em uma zona rural e as ligações são o melhor meio de contato?

Ferramenta de cobrança
Seja o envio de mensagens de cobrança pelo WhatsApp ou outro meio, eles devem fazer sentido para o cliente.

Após pensar nisso, você só precisa das ferramentas certas para melhorar o relacionamento. Com elas, é possível se adaptar ao perfil dos consumidores e alcançá-los da melhor forma possível.

Personalização da cobrança

Conforme explicamos, adaptar-se ao perfil dos seus clientes faz a diferença na cobrança. Ou seja, a possibilidade de ter uma abordagem personalizada e que atenda às necessidades do usuário é uma das grandes vantagens de contar com ferramentas distintas.

Além da possibilidade de customizar a mensagem enviada, você pode atender o seu consumidor da forma que ele preferir, seja via WhatsApp, e-mail ou telefonema, por exemplo.

Otimização da produtividade

Produtividade é um dos aspectos que mais pesam dentro de muitas empresas de cobrança. Isso porque é possível cobrar em maior quantidade quando o trabalho é ágil.

Entretanto, gestores devem estar cientes que se os métodos utilizados são antigos e manuais, isso obviamente vai impactar na produtividade do time.  Por isso, contar com ferramentas atuais, que facilitem o trabalho e melhoram a cobrança faz toda a diferença na rotina.

Ferramentas de cobrança para conhecer

Entendido a importância do investimento, chegou o momento de conhecer opções que vale testar. É claro que o uso de cada uma vai depender da etapa da cobrança, do perfil do devedor e das estratégias. Confira!

SMS

O SMS de cobrança extrajudicial é um dos meios mais utilizados, afinal, a ferramenta é acessível, prática e pode ser aplicada em estratégias preventivas ou para notificar o devedor sobre outras questões.

A mensagem de texto é ideal para transmitir informações-chave de forma direta, o que torna a abordagem eficiente e objetiva. Além disso, esse meio tem a grande vantagem de se adaptar a diferentes aparelhos, ou seja, pode ser enviado tanto para celulares antigos como smartphones.

Para ter acesso ao envio de mensagens de texto, é importante contar com uma plataforma de disparo de SMS. Outra opção é o sistema de cobrança que contenha integrações para isso, mas falaremos sobre essa questão posteriormente.

WhatsApp

O WhatsApp é o aplicativo mais utilizado no Brasil — em 2023 o número de contas totalizaram em 142,2 milhões, segundo a pesquisa We Are Social.

Dessa forma, cada vez mais empresas estão adotando essa ferramenta para integrar o processo de cobrança. O WhatsApp oferece uma abordagem mais informal e instantânea, permitindo que as empresas se conectem diretamente com os clientes.

Ferramenta de cobrança
Saber como fazer cobrança pelo WhatsApp e contar com essa ferramenta é vantajoso para encontrar o cliente com facilidade.

No entanto, é necessário contar com estratégias respeitosas, personalizadas e que levem em consideração a privacidade do cliente, tornando essa plataforma uma extensão efetiva do processo de cobrança.

E-mail

O e-mail de cobrança para cliente continua a ser uma peça fundamental nas estratégias de cobrança. Esse canal ocupa um papel de comunicação mais formal e com a possibilidade de anexar arquivos, como boletos. Além disso, há a possibilidade de disparar comunicados de uma única vez para vários clientes e, ainda, contar com scripts já planejados.

Discador automático

O discador automático é uma das ferramentas mais usadas na cobrança, afinal, muitas assessorias investem fortemente nas ligações como estratégia de negociação, recebimento de dívidas e para manter o relacionamento com o cliente.

Com um bom discador, a produtividade do time pode melhorar muito. Isso porque a ferramenta automaticamente pode organizar os contatos com os consumidores, diminuindo a necessidade de ações manuais.

Portal de autonegociação

Acompanhar o comportamento dos usuários é fundamental e, em uma sociedade cada vez mais digitalizada, disponibilizar ferramentas que estejam alinhadas às necessidades das pessoas é uma estratégia certeira — e é aqui que entra o portal de autonegociação.

A plataforma online permite que o seu consumidor tenha autonomia para negociar as dívidas quando for possível para ele, seja durante o período noturno, em um fim de semana ou, até mesmo, do trabalho dele, durante o horário comercial.

Com rotinas corridas e cheias de tarefas, atender telefonemas e ir até espaços físicos solucionar dívidas nem sempre é algo tão simples para as pessoas. O portal de autonegociação quebra essa barreira e aumenta as possibilidades de negociação.

Além disso, a ferramenta ajuda a reduzir custos operacionais, sobretudo para empresas que querem seguir apenas com essa opção para quitar débitos.

URA

URA é a sigla para Unidade de Reposta Audível, e consiste em um atendimento automático feito via telefone, em que o cliente usará o teclado numérico para fazer escolhas e ser direcionado.

Assim como o portal de autonegociação, a URA funciona a qualquer momento do dia e é uma ferramenta importante para dar autonomia a consumidores e agilizar o atendimento.

Um ponto de atenção é que a URA, ao mesmo tempo que pode ser extremamente prática, ela também pode gerar bastante irritação aos clientes. Por isso, é importante ter muito cuidado na estruturação desse serviço, para que ele funcione bem e atenda as necessidades do seu público.

ferramenta de cobranca
A URA permite ao cliente receber atendimento automático e por conta própria.

Carta de cobrança

A carta de cobrança extrajudicial é um meio que tem algumas controvérsias. Primeiro, há um gasto com o envio delas e com o aviso de recibo. Em segundo, o tempo de demora muitas vezes faz com que a estratégia fique prejudicada e crie ruídos de comunicação. Por último, devido a outras tecnologias, muitas empresas aposentam esse método.

De todas as formas, a carta de cobrança ocupa um papel formal dentro da cobrança, e pode ser utilizada para avisar o consumidor sobre momentos críticos da negociação, como a negativação. É importante utilizar o meio de maneira ponderada, para que não se torne algo banalizado.

Relatórios em tempo real

Os relatórios não são ferramentas utilizadas no ato de cobrar, mas sim para manter o controle das estratégias. Com eles, gestores podem se atualizar de todo trabalho que está sendo feito, seja por um departamento interno ou por uma assessoria terceirizada.

Ter em mãos dados, indicadores e resultados faz a diferença na hora de tomar decisões, traçar novos rumos e entender quais estratégias estão mais alinhadas com as necessidades do negócio.

Como escolher qual ferramenta de cobrança usar?

Você já sabe que existem muitas ferramentas para utilizar. Agora, a grande dúvida é quando escolher cada uma. A verdade é que essa resposta depende de muitas questões. Entenda abaixo.

Perfil do consumidor

Conhecer o seu cliente e quais as melhores formas de se comunicar com ele é fundamental. Com essa informação, você evita gastos, torna o processo mais eficiente e saberá qual ferramenta necessita de mais investimento.

Se você tem dificuldades com essa tarefa, experimente trabalhar com a régua de cobrança. Essa estratégia vai ajudar a visualizar melhor quais são os meios de comunicação que funcionam e são mais efetivos.

Outra dica é conversar com o seu consumidor desde o momento em que ele faz a análise de crédito para levantar informações a respeito de qual o melhor horário e meio para contatá-lo, se necessário.

Uma vez que você entende essas questões, será fácil compreender se um telefonema é mais eficaz do que um e-mail, por exemplo.

Necessidades da sua empresa

As ferramentas de cobrança também devem atender as necessidades atuais do seu negócio. Vamos imaginar que a empresa precisa urgentemente reduzir custos ou que há um pequeno número de funcionários e eles não conseguem acompanhar todas as demandas da cobrança.

Ferramenta de cobrança
Antes de optar pela ferramenta, analise a situação da sua empresa para entender qual investimento fazer.

Para esse caso, o portal de autonegociação pode ser a melhor opção para o negócio. Ainda, entender quais canais são acessíveis, como o SMS, pode fazer a diferença nas contas da empresa.

Etapa da cobrança

Outro fator importante para escolher a ferramenta certa é entender o ciclo da cobrança Se estamos falando da fase preventiva, um SMS pode ser o suficiente para lembrar o cliente que a data de vencimento se aproxima.

Agora, se pensamos em negativação, protesto em cartório e cobrança judicial, os meios mais formais devem entrar em cena, como a carta e o e-mail.                       

Integração com sistema de cobrança

Para tornar o dia a dia mais simples, é fundamental atentar-se à possibilidade de integrar as ferramentas ao seu sistema de cobrança. Isso porque, no dia a dia, ter muitas abas abertas no computador e, ainda, ter que gerenciar diversas plataformas não é nada prático.

O sistema de cobrança que permite integração com as principais funcionalidades é extremamente útil, melhora a produtividade da equipe e reduz custos operacionais. Portanto, optar por ferramentas que tenham essa possibilidade traz muitas vantagens para a sua operação.

Por último, com a ajuda dos relatórios já citados, gestores conseguirão entender melhor os resultados da estratégia, quais caminhos seguir e quais as estratégias que podem solucionar melhor as necessidades do negócio.

Manter-se atualizado sobre as tendências do mercado também é essencial para que você tenha mais potencial competitivo e consiga trazer ferramentas de cobrança que melhorem a produtividade da equipe e os resultados finais.

Chegamos ao fim deste conteúdo, e se você quer ter em primeira mão dicas do universo de cobrança não deixe de assinar a nossa newsletter.

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